一般的な検索エンジンの検索バーに「メール エチケット」と入力すると、100 万件以上のヒットが表示されます。 電子メールは非常に広く使用されているため、コミュニケーションをうまくとろうとしている専門家に特定の問題を引き起こします。 100 万件を超えるこれらのヒットのどれもが、ビジネスを行うために電子メールを使用する利点を教えてくれます。電子メールは迅速で効率的なコミュニケーション手段だからです。 ただし、電子メールは、多くの読者にとって、通信手段として最も好まれていないことがよくあります。
それを念頭に置いて、メールの多くのオプションの 1 つである「全員に返信」機能に対処したいと思います。 この機能を慎重に使用することで、プロとしての信頼性を保護および強化し、読者 (特に、最初から電子メールが嫌いな人) を疎外するのを防ぐことができます。
私は多くのオンライン グループのメンバーであり、グループのリーダーがグループ全体に電子メールを送信して情報を提供したり、指示を伝えたりすることがよくあります。 非常に頻繁に、このグループ メッセージの受信者は、[全員に返信]機能を押して送信者に応答します。 それに関する問題は、彼らの「やります」、「わかった」、「感謝」のすべての応答が、私の受信トレイに散らかってしまい、整理して削除しなければならないことです.
意図的な目的
「全員に返信」機能は、受信者リストのすべてのメンバーが情報を送信する必要がある場合のために予約する必要があります。 繰り返しますが、すべてのメンバーが応答者の回答を必要とする場合に備えて、「全員に返信」を予約してください。 受信者の 1 人が「OK」と言ったことを知る必要があるのは何回ですか? しばしばあるわけではない。 代わりに、時間、効率、およびプロフェッショナリズムのために、このタイプの応答は、元の電子メールを作成した人にのみ送信する必要があります。
私の他の記事で、コミュニケーション不足がビジネスにおける最大の問題であると読んだことがあります。 慎重に選択したオプションとしてではなく、習慣として[全員に返信]を押すと、受信トレイが不要な情報でいっぱいになるため、コミュニケーションがうまくいきません。 すべての「全員に返信」が机の上の一枚の紙だと考えると、それらすべての返信が必要になるでしょうか? 絶対違う。 私たちは紙に埋もれてしまうでしょう！
確かに「全員に返信」には用途があります。 チームのすべてのメンバーがチーム メンバーの進行状況を常に把握しておく必要がある共同プロジェクトでは、[全員に返信]を使用するのが適切です。 これは、チームがリモートで作業している場合、またはチームのメンバーが反対のシフトで働いている場合、またはお互いに頻繁に会わない場合に特に重要です。 次に、「全員に返信」を使用すると、通信回線を開いた状態に保つことができるため、優れた通信になります。 しかし、繰り返しますが、「全員に返信」機能の賢明な使用に注意してください。
実際の結果
「全員に返信」機能を慎重に使用するもう 1 つの理由は、ユニットがチームとして機能することに関係しています。 「全員に返信」をうまく使用すると、コミュニケーションをオープンに保つことでチームの機能を高めることができ、それによって会社が目標を達成するのに役立ちます。 しかし、「全員に返信」は武器にもなり、チーム関係を壊すことにもなりかねません。 これを理解するのに役立つ話をしましょう。
私は、さまざまな理由でかなりの内部紛争を抱えている組織と協力してきました。 より協力的になるために、組織の社長は、1 人のスタッフの取り組みについて、そのスタッフ全員に無料のメールを送信しました。 素敵なメール。 スタッフがどのように組織を改善しているかを伝える良い仕事。 これは、大統領の側で行うための応答的で積極的なことでした. 次に起こったことは次のとおりです。大統領の別のスタッフメンバーが「全員に返信」を押して、「ジェーンも自分の役割を果たしたことを忘れないでください」と言いました。
何気ない観察者にとって、この交換は大したことではないように見えるかもしれません。 しかし、そのメッセージは無害に見えるかもしれませんが、同時に辛辣さも伝えています。 スタッフの返信は、ジェーンに感謝するだけでなく、社長が組織で何が起こっているかを本当に知らないことを残りのスタッフに「示す」ように設計されていました. スタッフがジェーンに破壊的な意図があることを認めるために「全員に返信」を送ったという事実は、大統領の失敗を暴露することでした. その後、大統領は急いでジェーンに適切な承認を与え、ジェーンの貢献を承認する「全員に返信」を介して別のメッセージを送信しました。 その結果、大統領はスタッフ全員の前で守勢に立たされました。 リーダーとして良いポジションではない。
異なる結果
この状況はもっとうまく処理できたでしょうか？ もちろん。 スタッフは、大統領に直接返信、電話、または話しかけて、ジェーンの努力を思い起こさせるべきでした。 そうすることで、大統領に敬意を表し、防御的な立場に置かれることなくジェーンに適切な信用を与えるために元のメッセージを修正する機会を大統領に与えることができたでしょう。
「全員に返信」オプションを使用することは、仕事を楽にするために人々が行うことの 1 つかもしれませんが、関係する組織や労働者への潜在的な悪影響を考慮せずにそれを行います。 私のアドバイス：注意してください。 「全員に返信」は、受信者リストのすべての人があなたの情報を必要としていて、あなたからの情報が必要な場合にのみ使用してください。 それ以外の場合は、メッセージの開始者にのみ応答し、彼らの仕事をより適切に行うようにします。
